“Compliance is op de kaart gezet.”
Vroeger deden we wat informeler zaken dan nu. Maar de wereld om ons heen is verzakelijkt en er is strengere wet- en regelgeving gekomen. Bedrijven moeten meer en meer verantwoording afleggen. En laten zien dat ze transparant en integer zijn. Daarom startte Sonepar Nederland het compliance programma Compass. Een gesprek met Manager Legal Esther Spitters.
“Compliance is op de kaart gezet.”
Vroeger deden we als bedrijf wat informeler zaken dan nu. Maar de wereld om ons heen is verzakelijkt en er is strengere wet- en regelgeving gekomen. Bedrijven moeten meer en meer verantwoording afleggen. En laten zien dat ze transparant en integer zijn. Daarom startte Sonepar NL het compliance programma Compass. Een gesprek met Manager Legal Esther Spitters.
Hoe is het compliance verhaal begonnen?
“Vanaf 2008 zag je door de financiële crisis een verzakelijking van de markt. Klanten en leveranciers gingen steeds meer vastleggen in contracten. Ook bij Sonepar Nederland hebben we dit proces doorgemaakt. Zelf ben ik in 2013 begonnen met het analyseren van verkoopcontracten en het juridisch trainen van de verkooporganisatie. In 2016 heb ik onze juridische afdeling opgezet. Parallel daaraan zag je steeds meer juridische aansturing ontstaan vanuit Parijs.”
“Compliance had al de aandacht, maar kwam pas echt in de spotlights toen de nieuwe Franse anti-corruptiewet Sapin II van kracht werd. Sonepar heeft toen drie belangrijke documenten opgesteld: de Gedragscode, de Nalevingsrichtlijnen en de Klokkenluidersprocedure. Deze documenten zijn wereldwijd in alle Sonepar-bedrijven uitgerold en gecommuniceerd. Ook bij ons.”
Ineens was het woord ‘compliance’ overal!
“Ja, we hebben veel gedaan. We hebben context gegeven aan de Gedragscode, de Nalevingsrichtlijnen en de Klokkenluidersprocedure. We hebben compliance aan de collega’s uitgelegd. Op verschillende niveaus, want voor een manager bij Verkoop leg je de nadruk op andere onderwerpen dan bij een collega van Marketing & E-Business of Logistiek.”
“We hebben honderden collega’s getraind op mededinging. Ruim duizend collega’s hebben de vier e-learning modules Fraude & Corruptie gemaakt. We hebben het compliance programma Compass ontwikkeld en uitgerold, face-to-face trainingen en workshops gegeven, de SMiLe-app gelanceerd, overal compliance posters opgehangen. Jan Ferwerda heeft erover geblogd op tu.nu. Het laatste nummer van In Persona stond in het teken van compliance. En we hebben een compliance animatiefilmpje gemaakt.”
“In alle Sonepar-bedrijven wereldwijd is compliance uitgerold. Maar Sonepar NL heeft als enige een compliance programma opgezet. En ja, daar wordt vanuit Parijs met belangstelling naar gekeken.”
Hoe kijken ze in Parijs naar ons
bij Sonepar Nederland?
“In alle Sonepar-bedrijven wereldwijd is compliance uitgerold. Maar Sonepar Nederland heeft als enige een compliance programma opgezet. Want we hadden al veel gedragsregels: een alcohol- en drugsbeleid, integriteitsregels, een regeling voor het melden van misstanden, noem maar op. Daar kwamen de stukken uit Parijs én de Algemene Verordening Gegevensbescherming nog bij. Daarom hebben we besloten alles in één programma onder te brengen en centraal op het intranet te zetten. Dat werd Compass. En ja, daar wordt vanuit Parijs met belangstelling naar gekeken.”
Leeft compliance nu echt binnen Sonepar Nederland?
“We merken dat compliance op de kaart is gezet en dat collega’s Legal weten te vinden. Vooral het nieuwe beleid voor geschenken, vermaak en (zakelijk) voordeel leeft erg, want dat komt dichtbij. Het eerste aanspreekpunt voor zulke vragen is de leidinggevende, maar Legal denkt graag mee.”
“Collega’s realiseren zich nu ook beter wat compliance is en wat het betekent. Als je je niet aan de regels houdt kan dat gevolgen hebben voor jezelf, maar ook voor de reputatie van het bedrijf. Een grote multinational als Sonepar is kwetsbaar voor boetes en imagoschade. Met een goed werkend compliance programma beheers je de risico’s en sta je bekend als betrouwbare, integere business partner. Dat besef dringt nu echt door. Ik hoop ook dat de collega's compliance niet zien als een onderwerp van Legal. Compliance is van jezelf, het gaat over je eigen integriteit en hoe je zaken doet.”
Hoe kijk jij zelf terug op het afgelopen jaar?
“Druk, vooral de opstart was tijdrovend. We legden de fundamenten van het compliance programma en zochten de samenwerkig met andere afdelingen. Naast Legal zijn HR&IC en Internal Control belangrijke pijlers onder het compliance programma. Ook hadden we vanaf het begin het commitment van het MT. Dat was belangrijk om compliance verder uit te rollen.”
En is het hiermee afgesloten?
"Nee hoor, we staan nog maar aan het begin. In 2018 hebben we de basis neergezet, in 2019 gaan we dit verder invullen. In het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is compliance een verplicht onderdeel geworden en de eerste audit vanuit Parijs is inmiddels geweest.”
“Daarnaast zijn er dit jaar nog twee grote compliance klussen te klaren. De eerste is Third Party Due Diligence, wat inhoudt dat wij ál onze businesspartners moeten gaan toetsen op compliance. De tweede is Import & Export Controle. Dat betekent dat we ons moeten houden aan de sanctiewet- en regelgeving die handel van bepaalde producten naar bepaalde landen en/of personen beperkt of verbiedt.”